Быстрова Ю.А. (ybystrova@esri-cis.ru),
Куприяновский В.П. (vpkupriyanovsky@gmail.com, vk@esri-cis.ru),
Синягов С.А. (ssinyagov@gmail.com),
Хрусталёва Н.М. (tnatalia78@gmail.com);
Компания Esri CIS, www.esri-cis.ru
Enterprise License Agreement (ELA) as a method of ensuring the effectiveness of using GIS for business processes optimization
Эффективность применения ИТ-систем для развития бизнеса достаточно сложная тема. Особенно если это касается использования ГИС-платформы как основы построения бизнес систем. В статье приводится краткий анализ вопросов такого рода эффективности и рассматривается Корпоративное Лицензионное Соглашение (КЛС) как один из механизмов получения экономических, финансовых и иного рода эффектов от внедрения ГИС в основное производство.
1. Введение
Какой смысл развертывания геоинформационной системы (ГИС) в моей организации? Есть ли реальная польза и результаты? Развивается ли всё в правильном направлении? Как я могу оценить производительность? Должен ли я осуществить некоторые меры по исправлению положения, чтобы моя ГИС лучше соответствовала потребностям организации? Достигнем ли мы целей, устанавливаемых для наших бизнес-процессов при реализации их с помощью ГИС?
Это общие вопросы, которые должны возникать, как только появляются оперативные системы на основе ГИС. Как правило, немногие могут ответить на эти важные вопросы, если ГИС-проект не был должным образом оценен в самом начале и не контролируется на протяжении всего срока проекта. А такая ситуация наблюдается в подавляющем большинстве организаций.
Чтобы ответить на эти вопросы необходимы систематические измерения производительности в тех местах, где это имеет важное значение, на основе мониторинга количественных показателей. Все это определяется в концептуальной стадии проекта и должно давать возможность показать, как хорошо работают приложения ГИС и достигаются ли цели, связанные с ожиданиями от их запуска.
На наш взгляд, сейчас системы на основе ГИС от вспомогательного ИТ инструмента переместились в области интересов основного бизнеса. И, как следствие, они начинают играть значительную роль в улучшении основных производственных функций предприятий и оптимизации их бизнес-процессов.
Инвестиции в ГИС лишь как в еще одну ИТ технологию – это понятие из прошлого. В таком виде экономический расчет (ROI и TCO) для реализации ГИС является чем-то искусственным, не учитывающим тот факт, что более 80% информации предприятия содержит гео-составляющую. А значит система, позволяющая наилучшим образом обрабатывать и учитывать эту информацию, становится ключевой и оказывающей влияние практически на все стороны жизнедеятельности предприятия.
Реальное же преимущество ГИС заключается в ее огромных возможностях по улучшению бизнес-процессов. И именно поэтому ГИС-рентабельность должна всегда оцениваться в сочетании с расширением бизнеса или/и его оптимизацией.
В качестве примера на рис. 1 показан случай коммунального предприятия, где большинство ключевых процессов (те, которые помечены желтым цветом) получают позитивный сдвиг, главным образом за счёт ГИС-поддержки.
Рис. 1. ГИС в поддержку ключевых процессов в энергетической компании.
2. ГИС жизненного цикла проекта и систематические измерения производительности
2.1. ГИС-проект – фазы жизненного цикла
Типовой проект ГИС, как и другие проекты, имеет ряд фаз жизненного цикла, таких как инициирование, планирование, реализация и закрытие.
Хорошо спланированный ГИС проект начинается с оценки потребностей и анализа с учетом организационной среды, стратегических планов и ожидаемых выгод. Предполагается установление измеряемых связей рабочих характеристик проекта (KPO) и бизнес-показателей (KPI, КПЭ), которые должны быть тщательно выбраны.
Необходимость комплексной оценки применения ГИС и продление жизненного цикла проекта, включая работы после завершения проекта (затраты на поддержку и т.п.), в настоящее время является реальной проблемой для многих специалистов ГИС. Еще более сложной видится оценка влияния реализации ГИС проектов на основные производственные функции.
Решением, или, по крайней мере, снятием основных моментов этой проблемы может являться договор, Корпоративное Лицензионное соглашение (КЛС) на внедрение ГИС на достаточно длительный период с последующим, пост-проектным техническим обслуживанием и поддержкой. Таким образом, в управление проектами по модернизации основного бизнеса можно будет включать пункты, учитывающие организационные и другие качественные изменения в работе предприятия, вызванные успешным внедрением ГИС-составляющей (рис. 2)
Рис. 2. ГИС в фазах жизни проекта.
Это можно рассматривать как дополнительную фазу проекта, включающую в себя и основанную на оценке «Результатов проекта интеграции» или реализующую «Проект реализации преимуществ». Для большинства организаций это абсолютно необходимо для максимальной интеграции результатов проекта в свои текущие бизнес-операции.
2.2. ГИС-производительность
В большинстве случаев, ГИС-производительность можно четко оценить только после того, как система, в которой используются ГИС компоненты, переходит в фазу зрелости.
Зачастую это приводит к некоторым разочарованиям на ранних стадиях реализации ГИС. Бизнес-процесс «Х» при поддержке ГИС (см. рис. 3) мало используется в течение некоторого времени. Затем, после масштабного внедрения, ГИС достигает полной зрелости, и приносимые выгоды (материальные и нематериальные) становятся очевидными и приемлемыми для руководителей и пользователей.
Рис. 3. Продуктивность бизнес-процессов в соотношении с их поддержкой со стороны ГИС.
Таким образом, термин «ГИС-производительность» всегда остается в очень тесном взаимодействии с понятием «производительность Бизнес-процесса» и должен обсуждаться с этой точки зрения.
Как и для других «вспомогательных» технологий (например, ERP, CRM и т.д.), внедрение ГИС делает некоторые бизнес-процессы временно менее эффективными. Это вполне нормально, так как персонал, процедуры и режимы производства должны быть переориентированы с учетом данного этапа внедрения ГИС, и все участники процесса должны быть соответствующим образом обучены.
К сожалению, этот этап является очень чувствительным для дальнейшего развития ГИС-компоненты. Довольно часто, это то время, когда нетерпеливые руководители и пользователи пытаются манипулировать с ранее поставленными целями и предположениями.
В результате, ГИС наталкивается на своеобразных «лежачих полицейских» в первые месяцы / годы до того времени, как организации начинают использовать ГИС на полную мощность.
Следовательно, важно, что ГИС-производительность на таких этапах контролируется и измеряется для проверки отрицательных отклонений и обеспечения минимизации отрицательных явлений, при постоянной ориентации на будущие перспективы.
2.3. Что означает «ГИС-производительность»?
Ни в коем случае, термин «ГИС производительности» не может быть ограничен сферой эффективности системной инфраструктуры и программной среды. ГИС сама по себе не способна принести пользу организации, до тех пор, пока она не станет важной технологической составляющей для реализации ключевых бизнес-процессов внутри организации.
ГИС предоставляет возможности для получения многих выгод за счет своей гибкости, скорости, доступности и вычислительной мощности.
Выгоды могут быть достигнуты через ГИС для ряда целей. Как правило, они делятся на несколько областей:
- улучшения в существующих операциях / ключевые бизнес-процессах;
- дополнительные возможности, не доступные без ГИС;
- эффективная реакция на неожиданные, не запланированные, или чрезвычайные ситуации;
- нематериальные улучшения / выгоды, например повышение производительности труда;
- дополнительные доходы за счет продажи и обмена данными ГИС и продуктами (карты, тематические анализы и т.д.).
При обсуждении ГИС-производительности многие авторы обращаются к дополнительным эксплуатационным критериям:
- ГИС – удобство использования в рамках организации и за ее пределами;
- ГИС как один из ключевых компонентов для поддержки высокого уровня принятия решений и др.;
- ГИС как возможность снизить требования по непрофильной квалификации персонала.
3. Корпоративное Лицензионное Соглашение (КЛС)
3.1. Что собой представляет КЛС на ГИС?
КЛС, связанное с ГИС, имеет ряд особенностей, отличающих его от корпоративных соглашений для других типов ПО. Наиболее последовательной в разработке и продвижении ГИС, существенно используемых в основном бизнесе, является компания Esri (Эзри), занимающая до половины мирового рынка ГИС, поэтому подробнее остановимся на КЛС этой компании.
Корпоративное лицензионное соглашение (КЛС, англ. Enterprise License Agreement, сокращенно ELA) подразумевает заключение контракта, по которому пользователь обязуется осуществлять ежегодные платежи в течение определенного периода времени за программное обеспечение, техническую поддержку, профессиональные услуги и/или обучение.
КЛС представляет собой разновидность «неограниченной» лицензии, которая дает право пользователю заказывать столько лицензий, сколько ему требуется для работы в период времени, определенный соглашением.
Кандидаты на получение КЛС должны достаточно широко использовать программное обеспечение ГИС в своей организации и соответствовать одному или нескольким условиям, перечисленным ниже:
- Пользователь рассматривает ГИС как ключевую технологию, обеспечивающую успех предприятия, и планирует тиражировать ее для достижения успехов и в будущем.
- Пользователь рассматривает ГИС как ИТ-инфраструктуру, которая позволит совершенствовать и расширять сферы приложения существующих систем через гео-пространственные сервисы и данные.
- Пользователь планирует интегрировать ГИС с другими корпоративными приложениями, например, управленческими программами, ERP, или интеллектуальными бизнес системами.
- Пользователь намерен осуществлять централизованный менеджмент ГИС администрирования.
Таким образом, на самом начальном этапе проекта активного внедрения ГИС закладывается намерение дальнейшего использования ПО для улучшения основного бизнеса.
По оценкам экспертов, оптимальным сроком для получения максимальных преимуществ от внедрения ГИС является 3 года.
3.2. Суммарные выгоды КЛС
Наибольшая выгода заключения КЛС для пользователя – это более низкая цена за каждый отдельный программный продукт. Есть и другие основные преимущества:
- Неограниченное тиражирование – это возможность избежать трудоемкого процесса оформления многочисленных сделок по приобретению программного обеспечения «на каждый чих».
- Гибкость архитектуры – по мере того, как развивается системная архитектура (а она, как правило, развивается весьма активно и неравномерно), организации могут устанавливать, включать различные подсистемы, тиражировать ГИС продукты в соответствии с оперативно меняющимися запросами бизнеса и в необходимых масштабах.
- Уменьшение административных расходов – КЛС подразумевает только один платеж в год, снижая, таким образом затраты на закупочную деятельность. Кроме того, затраты могут быть уменьшены в результате централизованного координирования и управления процессом распределения, поддержки, профессионального сервиса и обучения.
- Возможность капитализации большей части своих инвестиций в ГИС. В зависимости от того, куда пользователи собираются относить эти расходы, они могут сократить свои краткосрочные операционные расходы на ГИС.
3.3. Кому выгодно КЛС
Внедрение ГИС и использование ее возможностей и преимуществ в основном бизнесе компании требует понимания того, что конкретно и какие категории пользователей получат в этой связи. Как и в любых других ситуациях, связанных с поставкой комплексных решений, особое внимание следует уделять мотивациям и поддержке желания различных отделов и даже отдельных специалистов организации, заключающей КЛС.
Приведем несколько такого рода мотиваций:
- Пользователи ГИС прежде всего интересуются ценой тех продуктов, которые они получат в результате заключения КЛС, технической поддержкой, сервисными услугами и обучением. Их привлекает возможность получить доступ ко всем этим составляющим без особой бюрократической волокиты внутри организации.
- Организации в сфере информационных технологий (ИТ) заинтересованы в подписании КЛС из-за его удобства и потому, что они могут быть уверены в постоянном обновлении имеющихся продуктов на вновь выпускаемые и систематической технической поддержке. Кроме того, в данном случае имеет существенное значение возможность комбинировать продукты, включенные в КЛС, реализовать масштабирование, использовать функционал тех или иных продуктов по потребности, обеспечить возможности обеспечения надежности и безопасности. ИТ пользователи весьма заинтересованы в гибкости архитектуры, т.е. в способности продуктов быть тиражированными на любой платформе, в любой комбинации и в любом количестве по мере их дальнейшего совершенствования).
- Бизнес менеджеры стремятся сделать бизнес более прибыльным. Они обращаются к ГИС департаментам и требуют оценить пользу от программного обеспечения, а к ИТ департаментам – за советами по поводу обоснования необходимости совершенствования ГИС оснащения их бизнес процессов. Бизнес менеджеры интересуются КЛС с точки зрения экономии средств и совершенствования работы департаментов, подразделений и компании в целом.
- Снабженцы и юристы хотят знать, насколько КЛС выгодны и насколько они юридически правильно оформлены, то есть о сроках, обязательствах, технической поддержке по окончании срока действия соглашения о рамках распространения, роли филиалов и подрядчиков, и т.п.
3.4. Жизненный цикл КЛС
Пример реализации КЛС, рассчитанного на период в 3 года, проиллюстрирован на рис. 4.
Рис. 4. Этапы жизненного цикла КЛС по годам.
Очевидным преимуществом использования КЛС также является возможность его коррекции по мере необходимости. Под коррекцией может, например, пониматься включение в рамки КЛС дополнительных подразделений, аффилированных структур и организаций. Эта возможность особенно востребована в государственных структурах и организациях муниципального управления, где вопрос взаимодействия с сопредельными структурами является жизненно важным.
3.5. Как посчитать выгоду?
Компания Esri, имея значительный задел в использовании систем на основе ГИС для развития основного бизнеса клиентов как напрямую, так и через сеть партнеров, консолидирует этот бесценный опыт и публикует его в виде практических пособий, книг (рис. 5) и тематических сайтов, где рассматриваются вопросы возвратности инвестиций после внедрения ГИС и методы оценки их экономической эффективности (esri.com/roi).
Рис. 5. Книга “Бизнес-преимущества ГИС: подход ROI (возврата инвестиций)” и основополагающая диаграмма по оценке экономической эффективности от корпоративной ГИС на предприятии.
Не менее важными являются и пособия по архитектуре систем на основе ГИС и их оптимизации под задачи определенных направлений бизнеса (рис. 6).
Рис. 6. Книга издательства Esri «Стратегия проектирования систем», доступна на русском языке.
4. Заключение
На эффективность применения ИТ-систем и, в частности, ГИС для развития основного бизнеса, оказывают влияние множество факторов. Ни ГИС, ни КЛС не могут учесть все эти факторы. Но опыт применения именно систем на основе ГИС, особенно в период бурного развития Smart-технологий, показывает, что использование ГИС как платформы позволяет модернизировать многие из бизнес-систем достаточно эффективно и в сжатые сроки.
Тут сказываются также широкие возможности ГИС-продуктов, например, компании Esri, по интеграции с другими компонентами Smart-систем, и результирующее получение кумулятивного экономического и финансового эффекта.
