По материалам статьи Трейси Джени Мой в журнале ArcUser, октябрь-декабрь 2005 г.,
и доклада на Конференции пользователей ESRI 2005 г.
Вы можете вообразить чинно пасущиеся стада котов? Как кошка гуляет сама по себе, так и большинство пользователей ГИС в нашей организации, и, вероятно, в вашей, имеют собственные суждения и приоритеты!
Комиссия Арканзаса по дичи и рыбе (AGFC) отвечает за управление ресурсами дикой природы на территории этого штата. ГИС-пользователи агентства являются специалистами во многих прикладных областях. Специфика работы комиссии заключается в широком разнообразии выполняемых ею работ и в том, что уровень технического мастерства этих пользователей, разбросанных по всему штату, сильно варьирует.
Эти и другие факторы вносят свой вклад в растущую трудность управления, отслеживания и координирования ГИС-проектов в пределах агентства. В этой статье обсуждаются проблемы, связанные с усилиями по координации выполняемых работ, и делаются предположения о том, как их можно решать на общекорпоративном уровне.
Централизация, децентрализация или оба варианта
Внедрение ГИС в организации может происходить в результате тщательного планирования или случайно. Другими словами, она будет централизованной, децентрализованной или же некой комбинацией обеих систем. В централизованной системе ее компоненты будут размещены в одном отделе или физически находиться в одном месте в организации. Клиенты запрашивают проект, работа производится персоналом отдела, и конечный продукт поставляется назад клиенту. Даже притом, что проект сам по себе может быть комплексным и выполняться несколькими подразделениями, этот тип технологического процесса весьма незатейлив, и отслеживание проекта может быть простым.
В децентрализованной системе ее компоненты могут находиться на разных компьютерах и в разных отделах внутри организации. Одни и те же сотрудники могут работать одновременно над многими проектами. Отслеживание проекта при таком типе системы может быть очень сложным для организации. В AGFC имеется комбинация централизованных и децентрализованных систем.
Немного из истории AGFC
В 1980-х годах ГИС-технология использовалась только в одном подразделении AGFC. Первыми потенциал ГИС для изучения среды обитания оценили сотрудники Отдела по контролю дикой природы. Было оборудовано одно автоматизированное рабочее место, и был назначен один человек на выполнение ГИС-работ для этого подразделения. Со временем другие подразделения также начали замечать значение ГИС. В результате, в 1998 году администрация одобрила наем координатора ГИС для всего агентства.
При всего лишь двух сотрудниках в агентстве, непосредственно работающих с ГИС, отслеживание проектов не представляло проблем. Но положение дел быстро менялось, поскольку программа по применению ГИС постоянно расширялась и, помимо выполнения отдельных проектов, вобрала в себя обучение пользователей, распределение программного обеспечения и распределенную сеть хранения данных по большому географическому региону и многочисленным подразделениям агентства. Хотя пользователи знали о метаданных и важности предоставления координатору отчетов по проектам, большинство игнорировало эту политику, гарантировавшую координацию работы с ГИС.
Проблемы отслеживания проектов
В настоящее время программа ГИС в AGFC включает 12 серверов с резервированием, находящихся в разным местах штата и связанных глобальной сетью. С этими ГИС-серверами соединяется более 100 пользователей. Пользователи, работающие в поле, используют фиксированные лицензии ArcView. Большинство пользователей использует одну из 30 плавающих лицензий ArcView и обычно они работают с ГИС со своих рабочих мест в офисах. Штат ГИС-администраторов теперь включает семь сотрудников, которые поддерживают ГИС в пределах агентства. Примерно 100 из 600 служащих AGFC являются самостоятельными ГИС-пользователями или клиентами, работающими с разными ГИС-продуктами и приложениями.
Однако становилось все труднее оправдать расходы на дополнительные средства без свидетельств того, как действует программа применения ГИС и какова от нее отдача. Программные ГИС-продукты установлены повсюду. Почти каждое сообщение, отчет и презентация содержало результаты, полученные с помощью ГИС, и, тем не менее, персонал агентства, работающий с ГИС, мало знал о работах, выходящих за пределы их собственных.
Поощрение предоставления отчётов по проектам
За прошедшие несколько лет было предпринято много попыток поощрения отчетности по проектам. С самого начала широкомасштабного использования ГИС формы отчетов были доступны во внутренней сети агентства и на каждом сервере, а административная политика требовала, чтобы сотрудники сообщали о своих работах с ГИС.
Некоторые думали, что это неправильно и по этой причине не выполняли указаний. Другие не могли решить, о каком проекте сообщить. Они считали все сделанное неинтересным для других и не стоящим того, чтобы о нём широко оповещать. Большинство пользователей имеет хорошие намерения, но только они никогда не находят времени для оформления документов.
С тех пор, как в AGFC появилась корпоративная ГИС, существовал и Руководящий комитет, призванный координировать работы с использованием этой технологии. В него входят сотрудники, представляющие все подразделения, географические регионы штата и пользователей всех уровней. Хотя состав этой группы меняется, ее миссия осталась той же самой. Группа собирается в среднем четыре раза в год, чтобы помочь координатору ГИС в установке приоритетов, обсуждает проблемы и определяет решения. За прошлый год, без принуждения со стороны координатора, комитет практически единодушно отметил нехватку отчетов по проектам как одну из серьезнейших проблем программы.
Признание комитетом значимости отчетности по проектам было огромным достижением. Проблема не может быть решена, пока ее существование не признано. Комитет увидел проблему, понял, почему она является таковой, и готов искать решения.
Руководящий комитет ГИС и ГИС-персонал встретились, чтобы обсудить возможные решения проблемы. Они согласились, что очень немного пользователей преднамеренно не желает сообщать о проектах. Агентство проводит политику, требующую, чтобы пользователи сообщали о проектах, для них сделана легкая для заполнения форма, пользователи прошли обучение, и им было рассказано о важности отчетов и координировании проектов. И все же о многих законченных ГИС-работах так и не сообщалось.
Комитет заключил, что добавление скрипта определенного типа, который будет выполняться после активации программного обеспечения, станет единственным способом гарантировать получение сообщений. Скрипт должен быть установлен на всех компьютерах, где установлены ГИС-продукты. В идеале, этот скрипт должен был вынудить пользователей предоставлять некоторый минимальный объём информации об их работах прежде, чем они получат доступ к программе. Комитет единодушно согласился, что это будет лучшей стратегией.
Начались поиски соответствующего решения. После исчерпывающего поиска среди готовых продуктов, которые давали бы желаемые результаты, группа заключила, что будет лучше всего создать свое специализированное приложение. Комитет создал концепцию структуры и определил необходимые поля для отчетности. Программа должна зафиксировать и ввести в отчетную форму большую часть метаданных, работать понятно для пользователей и требовать минимальных действий с их стороны.
Заключение
Большинство пользователей AGFC просто не осознает важность отслеживания хода разработки ГИС-проектов и создания данных. Персонал, работающий с ГИС, и даже сам руководящий комитет ГИС, время от времени жалуются на то, что процесс отчета по проектам добавляет дополнительную работу к и без того тяжелым рабочим нагрузкам. Однако через некоторое время они пришли к пониманию значения и важности отслеживания проектов в пределах корпоративной системы.
Есть надежда, что эта система, наряду с длительным обучением пользователей, облегчит большинство задач отслеживания проектов в AGFC. Создание программы отслеживания проектов требует навыков в программировании, превышающих квалификацию сотрудников AGFC. Поэтому для разработки соответствующего приложения были привлечены специалисты Центра передовых пространственных технологий (CAST) из г. Уэйкфилд, штат Массачусетс.
Благодарности
Автор выражает признательность за помощь фантастическому ГИС-персоналу, старшему руководству и членам руководящего комитета ГИС, которые потратили свое время, чтобы рассказать об этой технологии и способствовали развитию программы ГИС в AGFC. За дополнительной информацией обращайтесь к Трейси Джени Мой (Tracy Jenee’ Moy), Руководителю отдела ГИС Комиссии Арканзаса по дичи и рыбе, E-mail: tjmoy@agfc.state.ar.us.
Об авторе: Трейси Джени Мой работает в Агентстве с 1998 года в качестве ГИС-координатора, помощника руководителя по информационным технологиям. С 2004 года она также трудится в Земельном управлении штата Арканзас. Мой получила степень бакалавра по экологии в Университете Арканзаса, г. Литл-Рок. В 2000 году она удостоена Специальной награды ESRI за достижения в области ГИС.
