Роб Сантос и Барри Келли, компания Esri Canada
Why GIS is the Foundation for Asset Management
Появившиеся за последние годы широкие возможности удобного и быстрого доступа к данным кардинальным образом изменили подходы к управлению активами. Данные предоставляют богатый сущностный контекст для глубокого всестороннего понимания свойств активов, они передают нужные сведения аналитикам и помогают принимать решения; и то, и другое важно в управлении активами. Но перед дальнейшим изложениям давайте определим, что мы понимаем под активами в этой статье.
Что такое актив?
В соответствии с международным стандартом по управлению активами, ISO 55000, актив – это объект, вещь или субъект, которые имеют потенциальную или реальную ценность для организации. Любой физический актив постоянно устаревает. Если мы оглянемся вокруг, то увидим разного рода активы: общественные (публичные) активы, такие как дороги, мосты, гидранты; корпоративные активы, например, здания и оборудование; цифровые активы; а также неосязаемые, нематериальные активы, например, деловые связи, репутация, здоровье, престиж и т.п. Ценность некоторых активов, например, дорог или мостов, со временем снижается, особенно если они не обслуживаются должным образом. С другой стороны, ценность таких активов как деревья или памятники, за которыми осуществляется должный уход, постепенно растет.
Интегрирующая роль географии и местоположения
Данные помогают нам определить лучшие варианты управления активом, учитывая: общие затраты на его содержание и сохранение; риски для организации в случае, если он не сможет выполнять свою функцию должным образом; а также как долго этот актив будет оставаться жизнеспособным, сохраняя приемлемое качество. Эта информация чрезвычайно важна для программы управления активами в целом.
Чтобы использовать потенциал данных максимально полно и точно, все они должны быть сгруппированы и отображены на основе единого признака. С помощью такого общего свойства как пространственное местоположение, вы можете объединить всю информацию об активах и сохранить ее в централизованной базе данных. Практически у всего есть собственное местоположение, которое и является общим знаменателем, а географические информационные системы (ГИС) в таком случае являются естественным выбором для создания корпоративной системы управления активами (EAM; Enterprise Asset Management system).
Эффективное управление жизненным циклом активов
Корпоративная система управления активами определяется как «систематизированная и скоординированная деятельность организации, нацеленная на оптимальное и экономически эффективное управление активами на протяжении всего их жизненного цикла». (IIMM, 2011)
Некоторые организации пугает одна мысль о запуске Корпоративной программы по управлению активами (CAMP; Corporate Asset Management Program). Они очень хорошо знают, что управление активами – это гораздо больше, чем просто купить нужное программное обеспечение. Это налаживание целостной системы, включая персонал, данные, процессы, ПО, аппаратное обеспечение и пр., с целью достичь того уровня обслуживания, которого ожидают ее клиенты. Для этого нужно многое спланировать, начиная с назначения ответственных лиц, определения типа управления, назначения заданий, сроков и регламентов.
Система вовлечения добавляет новые возможности к базовой системе ведения учетных записей в организации; она предоставляет удобный доступ к данным и приложениям для совместной работы.
Программа по управлению активами организации определяется и поддерживается Стратегией по управлению активами, которая задает и описывает Политику по управлению активами. Четко определенная стратегия повышает стабильность, качество и структуру программы, а также предоставляет корпоративные правила и инструкции для разработки бизнес-планов по управлению активами.
Не имеет принципиального значения, в какой отрасли и с какими типами активов вы имеете дело, умное управление ими поможет сэкономить время и деньги, повысит эффективность работы организации и поможет максимально соответствовать требованиям бизнеса и клиентов. Использование программы EAM способствует принятию взвешенных и точных решений, особенно когда речь идет о выстраивании приоритетов или поиске дополнительных средств на поддержание соответствующего уровня обслуживания.
Если вы только в начале пути, возможно, вам будет интересно узнать, как лучше это сделать. Для того чтобы выстроить систематический подход к эффективному управлению жизненным циклом активов, первыми шагами должны стать построение стратегического плана организации, политики управления активами, стратегии управления активами и планов по управлению активами. Это поможет грамотно оценить, в каком состоянии находится процесс управления у вас сейчас – на самом старте (и требуется разработать план) или когда у вас уже есть полноценная корпоративная методика.
ГИС в корпоративном управлении активами
Вот основные этапы развертывания корпоративной ГИС и процессы, где ее использование крайне желательно или даже не имеет реальных альтернатив:
- Инвентаризация активов на всех стадиях, создание реестра;
- Внесение корректных данных об активах (дата поверки, оцениваемый срок службы, состояние, стоимость замены и т.д.);
- Определение уровней обслуживания и связанных с ними ключевых показателей работы (KPI);
- Подготовка плана по управлению данными об активах;
- Выявление и оценка рисков и поиск активов, которые находятся в критическом состоянии;
- Прогнозирование сроков обновления активов и затрат на это;
- Учет этих знаний в планировании бюджета.
Если вы решили запустить программу управления активами, полезно задать себе два важных вопроса: Что у вас есть? Что вы с этим делаете? Если вы сможете дать ответы на эти вопросы, то следовать семи шагам, перечисленным выше, относительно легко. Более подробные рекомендации Esri об использовании ГИС в управлении активами приведены в брошюре «Практическое руководство по управлению активами с помощью ГИС» (A practical guide to GIS in asset management), доступной на сайте компании.
Для удобства визуализации полного цикла EAM специалисты рекомендуют последовательно выполнить 5 указанных в этом руководстве этапов. Если у вас будет четко сформированный план по управлению имуществом, переход к каждому следующему этапу будет постепенно приводить вас от начальной стадии принятия решения к созданию корпоративной системы. И чем скорее вы уйдете от сырых данных и бумажных архивов, тем быстрее сможете оценить преимущества такого подхода к управлению активами.
Важно понимать, что и зачем вы включаете в план управления активами. Система EAM на базе ГИС состоит из трех основных компонентов, которые можно описать как:
- Система учетных записей – хранилище официально подтвержденных данных.
- Система вовлечения – совместный доступ и взаимодействие с данными как внутри, так и за пределами организации.
- Система знаний – принятие действенных решений на основе глубоко понимания и анализа данных.
Система записей – это фундамент корпоративной программы по централизованному управлению активами. Она предоставляет структурированную базу для эффективной и корректной работы с данными.
Корпоративная система комплексного управления активами на основе ArcGIS обеспечивает всесторонний учет, совместную работу, глубокое понимание их особенностей и ценности для организации.
Система вовлечения отвечает за публикацию и работу с данными персонала внутри организации и извне. Она должна соответствовать внутренней структуре организации и помогать в работе через настроенные рабочие процессы взаимодействия между подразделениями и сотрудниками.
Система знаний дает инструменты для выполнения пространственного анализа через карты, таблицы, графики и операционные панели данных и позволяет выявить новые отношения, закономерности и тренды в данных.
Как отмечает Арт Хаддад, специалист по аналитике на основе местоположения в Esri: «Данные важны; но еще важнее ответы, которые они дают, или истории, которые они рассказывают».
Как бы хорошо вы ни умели работать с электронными таблицами, довольно сложно разобраться с таблицей, состоящей из 20 полей и 250 000 записей, и реально понять суть и взаимосвязи в этом наборе данных. А что будет, если записей станет 2,5 миллиона? Визуальное графическое представление данных позволяет гораздо эффективнее передать эту информацию через карты, приложения, графики, диаграммы и ситуационные панели данных.
Система знаний поможет дать ответы на многие вопросы, например, такие как:
- Как возраст здания влияет на число протечек и других аварийных ситуаций?
- Где и в каком количестве происходят сбои в энерго- или водоснабжении продолжительностью более 4 часов?
- Действительно ли пункты обслуживания расположены там, где они более востребованы клиентами?
- Где следует в первую очередь проводить природоохранные мероприятия, чтобы минимизировать влияние на экологию?
- Какова доля критически важных активов с оптимизированными планами по их обслуживанию?
Мощная ГИС-платформа для управления активами
ArcGIS – это мощная платформа по управлению активами, которую можно развернуть в облаке, внутри предприятия или в гибридном варианте, настроив приложения в соответствии с требованиями выбранной вами программы внедрения ГИС и политикой обеспечения безопасности. Эта платформа дает пользователям развитые возможности по сбору, управлению и визуализации важных для работы характеристик активов, позволяя максимально продлевать сроки службы системы, экономить время и деньги. ArcGIS помогает командам, работающим с активами, проводить инвентаризацию и создавать реестры активов, определять уровни обслуживания пользователей и измерять их эффективность, назначать их роли и зоны ответственности, оценивать риски, а также анализировать и прогнозировать сроки и стоимость обновления и обслуживания активов.
Система управления активами на основе ArcGIS позволяет снять пелену неопределенности и догадок. Она преобразует таблицу нумерованных активов в карту и инфографику, которые наглядно и точно показывают, где находятся ваши активы, что они собой представляют, каково их состояние и статус. И поскольку выездные бригады могут непосредственно в «поле» легко и быстро обновить карту с оценкой состояния этих активов, вы можете быть уверены, что данные, которыми вы располагаете, точны и актуальны.
Сопоставление, управление и анализ информации об объектах инфраструктуры, о внутренних пространствах зданий и сооружений и их оборудовании, о других активах не является чем-то новым. На протяжении десятилетий многие тысячи клиентов Esri в разных сферах производства, финансов, бизнеса, здравоохранения, недропользования, городского управления, обороны и т.д. применяют инструментарий ArcGIS для принятия более разумных решений в отношении использования и обслуживания своих материальных и нематериальных активов. ГИС является базовым ядром информационных инфраструктур этих организаций, поддерживает многочисленные рабочие процессы, интегрируется с другими системами и обеспечивает лучшее понимание и использование корпоративной информации.
В программу развития системы EAM входит несколько главных компонентов, для которых необходимо четко настроить варианты сотрудничества заинтересованных сторон на разных уровнях. Также вам может потребоваться помощь квалифицированных экспертов по созданию программы формирования и развертыванию системы управления активами. Независимо от того, на каком вы сейчас этапе, в самом начале планирования потребной инфраструктуры на основе ArcGIS или уже являетесь продвинутым пользователем, который хочет адаптировать имеющиеся решения по управлению системой и ее обслуживанием, опытные специалисты Esri смогут предложить оптимальные варианты, а также услуги по обучению и консалтингу.
Программа системного управления активами не является одноразовым проектом. Она требует времени, одобрения руководства, выработки общей политики, привлечения активных участников и взаимодействия на всех уровнях организации. Но главное – это начать работу с ней и получить выгоду от ее внедрения уже на первых этапах.
Этот материал основан на статье в периодическом издании ArcNorthNews компании Esri Canada. Авторы: Роб Сантос (Rob Santos), Барри Келли (Barry Kelly), ведущие эксперты по решениям для общественных работ.
